KAMU İHALE KURULU KARARI

Toplantı No : 2009/061

Gündem No : 18

Karar Tarihi : 03.08.2009

Karar No : 2009/UM.I-2000

Şikayetçi:

Bolluca Tekstil Temizlik ve Kimya San. Tic. Ltd. Şti., Toptancılar Çarşısı Gökçebay Sok. No:32 Selçuklu/KONYA

İhaleyi yapan idare:

Dr.Faruk Sükan Doğum ve Çocuk Hastanesi Baştabipliği, Yenişehir Mah. Nalçacı Cad. Gördes Sok. Selçuklu/KONYA

Başvuru tarih ve sayısı:

15.07.2009 / 16380

Başvuruya konu ihale:

2009/40958 İhale Kayıt Numaralı "2009 Yılı Basılı Evrak, Kırtasiye, Tekstil, Yazıcı, Deterjan, Çöp Poşeti, Pil Malzemeleri Alımı" İhalesi

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

31.07.2009 tarih ve I.M.14.44.0183/2009-25E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Dr. Faruk Sükan Doğum ve Çocuk Hastanesi Baştabipliği tarafından 15.05.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2009 Yılı Basılı Evrak, Kırtasiye, Tekstil, Yazıcı, Deterjan, Çöp Poşeti, Pil Malzemeleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Bolluca Tekstil Temizlik ve Kimya San. Tic. Ltd. Şti.’nin 25.06.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 03.07.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 15.07.2009 tarih ve 16380 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 14.07.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Karar:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihale komisyon kararıyla “sunmuş oldukları birim fiyat teklif mektubunun 5 inci maddesinde “elektronik posta adresi ve/veya faks numaralarına yapılacak bildirimin kabul edilip-edilmediğine” ilişkin herhangi bir beyanda bulunulmadığı, anılan maddenin “Yukarıda yer alan 1-2-3-4 üncü maddelerde belirtilen şartlara uygun olduğumuzu, aksi ispatlandığında ihale dokümanında açıkça belirtilen müeyyidelerin tarafımıza uygulanacağının bilincindeyiz ve kabul ediyoruz. İhaleye kısmi teklif veriyoruz.” şeklinde doldurulduğu, söz konusu ifadenin maddenin esasını içermediği, tebligatın nasıl ve ne şekilde yapılacağına dair herhangi bilgiye rastlanılmadığı, dolayısıyla idari şartnamenin 23 üncü ve Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 52 inci maddesi gereği teklif mektuplarının uygun sayılmayarak değerlendirme dışı bırakıldıkları”, ancak basılı evrak olarak taraflarına verilen ihale dokümanı kapsamındaki standart birim fiyat teklif mektubunun 5 inci maddesinin boş olduğu, idarenin isteklilerin bir kısmına ihale dokümanını silik hatta kasıtlı olarak boş bırakılmış evrak şeklinde teslim etmek, diğer bir kısmına ise CD ortamında teslim etmek suretiyle istekliler arasında ayrımcılık yapmış olabileceği, isteklilerin tekliflerini hazırlarken ihale dokümanı ve eklerini esas almaları gerektiği, dolayısıyla 5 inci maddenin istenilen şekilde doldurulmamış olunmasında firmalarının bir kusurunun bulunmadığı, kaldı ki Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 52 inci maddesinde teklif mektubunun taşıması gereken zorunlu unsurlar arasında “elektronik posta adresi ve/veya faks numaralarına yapılacak bildirimin kabul edilip-edilmediğinin beyanı” hususunun sayılmadığı ayrıca ihale komisyonunun zorunlu olmayan bir unsuru eksikliklerin giderilmesi yoluna başvurarak tamamlatabileceği, değerlendirme dışı bırakılmalarının Kanunun temel ilkelerine aykırı olduğu,

Yaptıkları şikayet başvurusu üzerine idarenin görevlendirdiği raportörün inceleme raporunda, idareye şikayet başvurusunun eki olan ihale dokümanının satın alındığına dair formun elektronik posta adresi ve/veya faks numaralarına yapılacak bildirimin kabul edilmediğine ilişkin kutucuğunun işaretlenmiş olduğu, işaretin altında “aslının fotokopisidir” ibaresinin bulunduğu, idarede kalan nüshasında ise kutucukların boş olduğu, dolayısıyla bu kutucuğun istekli tarafından sonradan doldurulmuş olabileceğinin ifade edildiği, ancak firmalarının şikayet başvuru dilekçesi ekinde sunduğu doküman satın alındı belgesinin görevli memur tarafından imzalanıp verildiği ve aslından fotokopi çekilmiştir ibaresinin bulunmadığı, bu ibarenin dışarıdan birileri tarafından yerleştirilmiş olabileceği ve firmalarının daha önce aynı idare hakkında Kamu İhale Kurumu’na itirazen şikayet başvurusunda bulunmuş olması da birlikte düşünüldüğünde değerlendirme dışı bırakılmalarında kasıt olabileceği,

İddialarına yer verilmektedir.

Başvuru sahibinin iddiasının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Yapılan incelemede, başvuru sahibinin toplam 5 grup malzeme (3, 9, 10, 11 ve 13 üncü gruplar) için teklif sunduğu, 13 üncü grup malzeme için en düşük fiyatı teklif ettiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin teklif dosyası kapsamında sunduğu teklif mektubunun 5 inci maddesinin“5) Yukarıda yer alan” matbu ifadesinden sonra el yazısıyla “1-2-3-4 üncü maddelerde belirtilen şartlara uygun olduğumuzu, aksi ispatlandığında ihale dokümanında açıkça belirtilen müeyyidelerin tarafımıza uygulanacağının bilincindeyiz ve kabul ediyoruz. İhaleye kısmi teklif veriyoruz.” şeklinde doldurulduğu tespit edilmiştir.

KİK015.3/M numaralı birim fiyat teklif mektubu standart formunun 5 inci maddesinde“5) Yukarıda yer alan [ elektronik posta adresime tebligat yapılmasını kabul ediyorum./ faks numarama tebligat yapılmasını kabul ediyorum./ elektronik posta adresime ve faks numarama tebligat yapılmasını kabul ediyorum./ elektronik posta adresime ve faks numarama tebligat yapılmasını kabul etmiyorum.]^”ifadesinin yer aldığı,anılan maddenin dipnotunda ise “istekli kabul ettiği seçeneği yazacaktır” açıklamasının yer aldığı anlaşılmıştır.

İtirazen şikayet başvurusu üzerine Kurumumuza gönderilen ihale işlem dosyası kapsamında yer alan ihale dokümanındaki standart birim fiyat teklif mektubu incelendiğinde, 5 inci maddenin tam anlamıyla okunaklı olmadığı anlaşılmıştır. Nitekim, idareye şikayet başvurusu üzerine hazırlanan inceleme raporunda da, ihale dokümanı kapsamındaki standart formda söz konusu ifadenin silik vaziyette olduğu, satışa sunulan ihale dokümanı asıl dosyadan fotokopi çekilerek oluşturulduğundan, suretlerin daha okunaksız olmasının normal bir durum olduğu ifade edilmiştir.

Diğer taraftan, söz konusu ihalede teklif mektubunun 5 inci maddesini başvuru sahibinin yaptığı şekilde birim fiyat teklif mektubu standart formundan farklı olarak dolduran Kürem Tarım Hayvancılık Ambalaj Gıda San. Tic. Ltd. Şti. ile teklif mektubunun 5 inci maddesinde herhangi bir ifadeye yer vermeyen, başka bir anlatımla anılan maddeyi boş bırakan Desen Ofset Matbaacılık ve AKS Alışveriş Merkezi San. Tic. Ltd. Şti.’nin de değerlendirme dışı bırakıldığı tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin ikinci fıkrasında“Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 52 nci maddesinde ise“(1) Başvuru ve teklif mektupları, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlar esas alınarak hazırlanır. Ancak birden fazla mal kaleminden oluşan ihalelerde teklif mektuplarının, birim fiyat teklif mektubu esas alınarak hazırlanması zorunludur.

(2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

a) Yazılı olması.

b) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi.

c) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması.

ç) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması.

d) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin vergi kimlik numarasının belirtilmesi.

e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.

(5) Teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir. Taşıması zorunlu hususlardan herhangi birini taşımayan teklif mektuplarının değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulamaz. Teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında“(1) Bildirim ve tebligat, iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapılır. Ancak dokümanın satın alındığına ilişkin formda ya da başvuru mektubunda ve/veya teklif mektubunda elektronik posta adresinin ve/veya faks numarasının belirtilmesi ve bu adrese veya faks numarasına yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi kaydıyla, idare tarafından elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim yapılabilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Buna göre, bildirimin ve tebligatın iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapılması esas olup, diğer yöntemler (faks ve elektronik posta) ancak istekli olabilecek veya istekli tarafından önceden kabul edilmiş olması şartıyla uygulanabilecektir.

Dolayısıyla, bir isteklinin birim fiyat teklif mektubunda hangi tebligat yöntemini kabul ettiğinin anlaşılamaması veya buna ilişkin herhangi bir beyanda bulunmaması durumunda, esas olan iadeli taahhütlü posta veya imza karşılığı elden tebligat yolunun kullanılması gerekmektedir.

Yukarıda yer verilen düzenlemeler ve açıklamalar çerçevesinde, başvuru sahibi tarafından sunulan teklif mektubunun kanunen taşıması zorunlu unsurları taşıdığı,

teklif mektubunda el yazısıyla doldurulan kısımdaki ifadelerin teklif mektubunun kanunen taşıması zorunlu unsurlarına halel getirecek nitelikte olmadığı,

esas olan tebligat yönteminin iadeli taahhütlü posta ve imza karşılığı elden tebligat olduğu,

faks veya elektronik posta ile tebligatın ancak muhatap tarafından önceden kabul edilmiş olması halinde uygulanabileceği,

idareye şikayet başvurusu üzerine hazırlanan inceleme raporunda satışa sunulan ihale dokümanı asıl dosyadan fotokopi çekilerek oluşturulduğundan, suretlerin daha okunaksız olmasının normal bir durum olduğunun ifade edildiği hususları bir arada değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, tekliflerin değerlendirilmesi aşaması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.