Toplantı No : 2011/038

Gündem No : 56

Karar Tarihi : 09.05.2011

Karar No : 2011/UH.II-1592

Şikayetçi:

Selahattin Karahasan , Bulancak Mahallesi Hasan Demirel Sokak No: 5 Bulancak / Giresun

İhaleyi yapan idare:

Giresun İl Emniyet Müdürlüğü, Kale Mahallesi Atatürk Bulvari No: 40 - 28100 Merkez / Giresun

Başvuru tarih ve sayısı:

01.04.2011 / 17463

Başvuruya konu ihale:

2011/15111 İhale Kayıt Numaralı "19 Kişilik Temizlik" İhalesi

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

03.05.2011 tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[10.43].(0218)./2011-17E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Giresun İl Emniyet Müdürlüğü tarafından 10.03.2011 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “19 Kişilik Temizlik” ihalesine ilişkin olarak Selahattin Karahasan’ın 24.03.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 25.03.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 01.04.2011 tarih ve 17463 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 01.04.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Karar:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1) İhale üzerinde bırakılan isteklinin ihaleye sunmuş olduğu banka referans mektubunun düzenlenme tarihinin ilk ilan tarihinden önce olduğu, söz konusu belgenin fotokopi olduğu ve hangi kurum adına düzenlendiğinin belge üzerinde belirtilmediği, anılan gerekçelerle söz konusu isteklinin teklifinin eksik belge nedeniyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

2) İdare tarafından kar hariç yaklaşık maliyetin altında teklif veren isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmeden ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata aykırı olduğu,

İddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31 inci maddesinde; “Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34 üncü maddesinde; “Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

(2) Banka referans mektubuna ilişkin yeterlik kriterleri aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

a) Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde; isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, teklif edilen bedelin % 10’undan az olamaz.

…

(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü,

Yer almaktadır.

İdari şartnamenin “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 7.4.1 inci maddesinde; “7.4.1. İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir.” düzenlemesine,

Anılan şartnamenin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7 nci maddesinde; “7.7.1 İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” düzenlemesine,

Yer verildiği anlaşılmıştır.

Başvuruya konu ihalenin ilanının 07.02.2011 tarihinde yayımlandığı tespit edilmiştir. 18.04.2011 tarih ve 1277 sayılı yazı ile ilgili idareden, istekliler tarafından ihaleye sunulan banka referans mektuplarının asılları talep edilmiştir. İdare tarafından söz konusu belgelerin asılları 18.04.2011 tarih ve 005681 sayılı yazı ile tarafımıza gönderilmiştir.

Yapılan incelemede, ihale üzerinde bırakılan istekli olan Bayars Tem. Taş. Tic. San. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan banka referans mektubunun; Türkiye Finans Katılım Bankası A.Ş. İskenderun Şubesi tarafından 07.03.2011 tarih ve 1079 mektup numarası ile düzenlendiği, söz konusu belgenin fotokopi olduğu ve üzerinde Türkiye Finans Katılım Bankası A.Ş. Yıldız Şubesinin kaşesi ile II. Müdür ve Müdür Yardımcısının ıslak imzasının bulunduğu tespit edilmiştir. Anılan banka referans mektubunun teyit yazısının da fotokopi olduğu, “…Bayars Tem. Taş. Tic. San. Ltd. Şti.’nin nezdimizdeki kullanılmamış kredileri nakit (Y/ÜçMilyon TL), gayri nakit (Y/İkiMilyonBeşYüzYetmişAltıBinİkiYüz TL) olup, 07/03/2011 tarih ve 1079 sayılı referans mektubu İskenderun şubemizce düzenlenmiştir.” ifadesinin mevcut olduğu, söz konusu teyit yazısı fotokopisinde de Türkiye Finans Katılım Bankası A.Ş. Yıldız Şubesinin kaşesi ile II. Müdür ve Müdür Yardımcısının ıslak imzasının bulunduğu anlaşılmıştır. İdare tarafından 10.03.2011 tarih ve 338 ile 339 sayılı yazılar ile Türkiye Finans Katılım Bankası A.Ş. Yıldız Şubesi ve aynı bankanın İskenderun şubesinden teyit yazısı talep ettiği görülmüştür. Türkiye Finans Katılım Bankası A.Ş. İskenderun Şubesi tarafından, Genel Müdürlük adına 2 Müdür tarafından imzalı teyit yazısının fotokopisi üzerine aslı gibidir kaşesi vurulduğu ve şube tarafından hazırlanan referans mektubunda adları bulunan Bireysel Pazarlama yetkilisi ve Müdür yardımcısının ıslak imzasının bulunduğu belgenin idareye gönderildiği ve Türkiye Finans Katılım Bankası A.Ş. Yıldız Şubesinin üzerinde şube kaşesi ile II. Müdür ve Müdür Yardımcısının ıslak imzası bulunan, söz konusu teyit yazısının fotokopisinin idareye gönderdiği anlaşılmıştır.

Bayars Tem. Taş. Tic. San. Ltd. Şti. tarafından sunulan banka referans mektubunun; asıl belgenin bir örneği olarak değil, belgenin aslı olarak değerlendirilebilmesi için, söz konusu belgede, belgeyi düzenleyen kişi/kişilerin ıslak imzasının bulunması gerekmektedir.

Ayrıca, yukarıda anılan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 34 üncü maddesinin 4 üncü fıkrası uyarınca yapılacak teyit işlemi idarenin takdirinde olup, söz konusu teyidin yapılabilecek olması sunulacak banka referans mektubunun mevzuata uygun düzenlenme ve sunulma zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır.

Bayars Tem. Taş. Tic. San. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan banka referans mektubunun ihale ilan tarihinden sonra düzenlendiği ve idari şartnamenin 7.4.1 inci maddesindeki yeterlik şartını sağladığı anlaşılmakla birlikte ihaleye sunulan belgenin asıl belgenin bir sureti olduğu ve aslının noter veya idarece görülüp aslına uygunluk tasdiki yapılmadığı anlaşıldığından, söz konusu firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

2) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru konusu ihalenin idari şartnamesinin ekinde ihale konusu işin miktarının;

Sıra No Açıklama Birimi İşçi Sayısı Ay/gün/saat

1 Temizlik hizmeti Kişi sayısı X Ay 19,00 12,00

Sıra No Açıklama Birimi Miktarı

1 Teknik Şartname Tablo EK 2 de özellikleri ve miktarı yazılı 30 kalem temizlik sarf malzemesi toplam tutarı 1,00

şeklinde düzenlendiği anlaşılmıştır. Birim fiyat teklif alınan başvuru konusu ihalenin teknik şartnamesinde işin konusunun; “Bu teknik şartname, il Emniyet Müdürlüğü ana hizmet binası ve müştemilatı, Bölge Trafik Denetleme Şube Müdürlüğü ile Çevik Kuvvet Şube Müdürlüğü hizmet binası, Özel Harekat Şube Müdürlüğü hizmet binası, Çarşı Polis Merkezi Amirliği hizmet binası, Çocuk Şube Müdürlüğü hizmet binası, Şebinkarahisar, Bulancak, Espiye, Görele, Tirebolu İlçe Emniyet Müdürlükleri hizmet binaları ve bağlı Polis Merkezi Amirlikleri hizmet binaları, Çamoluk İlçe Emniyet Amirliği ve Güce İlçe Emniyet Amirliği hizmet binalarının temizlik işlerini kapsar.” olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Teknik şartnamenin “Diğer hususlar” başlıklı kısmında temizlenecek yerler ve miktarlarına, yıllık ekipman ve sarf malzemesi miktarına ve personele verilecek iş önlüklerinin özelliklerine yer verildiği görülmüştür.

İdari şartnamenin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25.3 üncü maddesinde; “25.3.1. İşin süresi ve personel sayısı dikkate alınarak ilgili mevzuatına göre hesaplanacak işçilik ücreti:

19 personel asgari ücretle çalıştırılacak, ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalıştırılmayacak

25.3.2. Yemek, yol ve giyecek giderleri:

Yemek ve yol gideri personele nakdi olarak aylık 22 gün üzerinden ödenecek bordroda gösterilecektir. Yemek için günlük 5.00TL, yol için günlük 2,30TL ücret belirlenmiştir. Giyecek gideri ayni ve Teknik Şartnamede belirtildiği üzere yılda bir defa verilecektir.

25.3.3. Malzeme giderleri:

Teknik Şartname Tablo Ek- 2 de özellikleri ve miktarı belirlenen 30 kalem temizlik malzemesi bir bütün olarak değerlendirilecektir.

25.3.4. Bu madde boş bırakılmıştır.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Kısa vadeli sigorta prim oranları belirtilecektir.

Sigorta risk prim oranı %1 dir.” düzenlemesine yer verildiği anlaşılmıştır.

1 yıl süreli söz konusu ihalede 8 adet dokümanın satın alındığı, ihaleye 8 firmanın teklif verdiği, 7 firmanın teklifinin geçerli teklif olarak belirlendiği ve aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan ihalenin sonuçlandırıldığı anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde; “79.3. Asgari işçilik maliyeti;

i- İhale tarihinde yürürlükte bulunan brüt asgari ücret veya idari şartnamede brüt asgari ücretin yüzde (%) fazlası olarak belirlenen ücret (ulusal bayram ve genel tatil günleri ile fazla çalışma saatlerine ilişkin ücretler dahil),

ii- İdari şartnamede öngörülen nakdi veya ayni yemek ve yol bedeli ile ayni giyim bedeli,

iii- İşveren sigorta primi tutarından oluşmaktadır.

79.4. İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.” açıklaması yer almaktadır.

Teklif fiyata dahil olan masraflar esas alınarak Kamu İhale Kurumu’nun işçilik hesaplama modülü kullanılarak yapılan hesaplamada ihale konusu işte teklif edilmesi gereken asgari maliyet toplamının tüm personel için yol ve yemek bedeli dahil giyim bedeli hariç olmak üzere 271.324,56 TL’ye karşılık geldiği görülmüştür.

İhaleye teklif edilen bedellerin incelenmesinden idare tarafından geçerli teklif olarak belirlenen ve idarece 284.141,74 TL olarak belirlenen karsız yaklaşık maliyet tutarının altında teklif veren 4 isteklinin bulunduğu anlaşılmıştır. Söz konusu tekliflerin asgari işçilik maliyetine dahil olan 19 kişi için giyim bedelini ve idare tarafından talep edilen ekipman ve temizlik malzemelerini karşılamak zorunda olduğu göz önüne alındığında, karsız yaklaşık maliyet tutarının altında teklif veren isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması talep edilmesi gerektiği değerlendirilmiştir.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

İsteklilerin ihaleye sundukları banka referans mektuplarının incelenmesinden; HGS Tem. ve Gıda Mad. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan banka referans mektubunda düzenleme tarihinin yer almadığı ve

isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisinin toplam 25.200,00 TL olduğu görülmüştür. Söz konusu istekli tarafından teklif edilen bedelin 283.894,56 TL olduğu tespit edildiğinden, idari şartnamenin

7.4.1 inci maddesi uyarınca teklif edilen bedelin % 10'undan az ve ilk ilan tarihinden sonra düzenlendiği hususunda bilgi içermeyen banka referans mektubu sunan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Bayars Tem. Taş. Tic. San. Ltd. Şti. ve HGS Tem. ve Gıda Mad. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması, karsız yaklaşık maliyetin altında teklif veren Selahattin Karahasan ve Şen-Sa İnş. Gıda Petr. ve Hizm . Alım. San. Tic. Ltd. Şti. adlı firmalardan aşırı düşük teklif açıklaması talep edilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi Ali KAYA

Kurul Üyesi Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi Adem KAMALI

Kurul Üyesi Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi