Toplantı No : 2017/056

Gündem No : 58

Karar Tarihi : 08.11.2017

Karar No : 2017/UH.I-3016

BAŞVURU SAHİBİ:

Nurhan APAYDIN,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Amasya Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/393703 İhale Kayıt Numaralı “104 (Yüzdört) İşçi ile Amasya Üniversitesi Binaları ve Çevre Temizliği” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Amasya Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından 20.09.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “104 (Yüzdört) İşçi ile Amasya Üniversitesi Binaları ve Çevre Temizliği” ihalesine ilişkin olarak Nurhan Apaydın’ın 18.10.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 20.10.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 27.10.2017 tarih ve 58899 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.10.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/2691 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, sundukları banka referans mektubunda tarih olmadığı ve banka referans mektubunun ihale ilan tarihinden sonra düzenlendiğinin anlaşılamaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, vermiş oldukları teklif dosyasında bulunan geçici teminat mektubu ve banka referans mektubunun 15.09.2017 tarihinde Halkbank Suluova şubesinden alındığı, ikisinin de üzerinde aynı iki banka görevlisinin imzalarının bulunduğu ve aynı gün ve saatte aynı şubeden alındıkları, banka görevlilerinin imza sirküleri ve teyit yazılarının ihale dosyasında mevcut olduğu, banka referans mektubunun üst kısmında idare ve ihaleye ait bilgilerin yer aldığı, ayrıca söz konusu mektubun 15.09.2017 tarihinde alındığına dair bütün kayıtların mevcut olduğu, Halkbank Suluova şubesinden aldıkları 12.10.2017 tarihli ve 349 sayılı yazıda banka personelinden iki kişinin imzasının bulunduğu ve Nurhan Apaydın adına düzenlenen referans mektubunun 2017/393703 İKN’Ii iş için 15.09.2017 tarihinde düzenlendiğinin belirtildiği, sundukları banka referans mektubunun standart forma uygun olarak düzenlendiği, idare adı, ihale adı veya İKN gibi bilgilerin banka referans mektubunda bulunması gereken geçerlilik şartları olmadığı, banka referans mektubunda tarih bulunmamasının tamamlanabilen bilgi/belge kapsamında değerlendirilmesi ve tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34’üncü maddesinde “(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

(2) Banka referans mektubuna ilişkin yeterlik kriterleri aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

a) Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde; isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, teklif edilen bedelin % 10’undan az olamaz.

b) Belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılan ihalelerde; aday veya isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, yaklaşık maliyetin % 5’i ile % 15’i aralığında idare tarafından belirlenecek parasal tutardan az olamaz.

c) Yukarıdaki bentlerde belirtilen kriterler, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

(3) İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir. Konsorsiyumda ise bu belgelerin her bir ortak tarafından, kendi kısmı için belirlenen yeterlik kriterini sağlayacak şekilde sunulması gerekir.

(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinin beşinci fıkrasında “Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 104 (Yüzdört) İşçi ile Amasya Üniversitesi Binaları ve Çevre Temizliği

b) Miktarı ve türü:

1 kişi Yüklenici Sorumlu, 103 kişi Temizlik Personeli Toplam 104 kişi ile 01 Ocak-31 Aralık 2018 tarihleri arasında Temizlik hizmetlerinin yürütülmesi işidir.

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Amasya Üniversitesi Binaları

ç) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Söz konusu Şartname’nin “Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.4’üncü maddesinde “7.4.1. İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “…31.2. Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri ve Şartname düzenlemeleri birlikte değerlendirildiğinde, ihaleye teklif veren isteklilerin teklif ettiği bedelin %10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayri nakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunmasının zorunlu olduğu, banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması gerektiği anlaşılmaktadır.

Diğer taraftan, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak isteneceği, ihale komisyonun talebi üzerine net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarının istenebileceği, ancak bu açıklamanın hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmeyeceği ve yapılamayacağı anlaşılmaktadır.

20.09.2017 tarihinde yapılan ihaleye 9 istekli tarafından teklif verildiği, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda Empati Sosyal Hiz. Nak. İnş. Tem. Pey. Ltd. Şti.nin geçici teminat mektubu ve banka referans mektubu sunmadığı, Ümer Sos. Hiz. Per. Tem. Bilg. Gıda Tur. İnş. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu geçici teminat mektubunun kendi adına düzenlenmediği, başvuru sahibi Nurhan Apaydın’ın sunduğu banka referans mektubu üzerinde tarihe veya ihalenin ilk ilan tarihinden sonra düzenlendiğini kanıtlayıcı nitelikte ihale adı veya İKN gibi bilgilere yer verilmediği için tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, kura yöntemi sonucunda ihalenin ekonomik açıdan en avantajlı istekli olan Bermi İnş. Tem. Org. Dan. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, Beyaz Sos. Hiz. Loj. Tem. Bil. İşl. Tem. İnş. İth. İhr. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin de ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi Nurhan Apaydın tarafından teklifi kapsamında sunulan banka referans mektubu incelendiğinde, anılan belgenin Türkiye Halk Bankası A.Ş. Suluova Şubesi yetkilileri tarafından imzalanıp düzenlendiği, idarenin adı kısmında İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Yükseköğretim Kurumları Amasya Üniversitesi, başvuru sahibinin adı kısmında Nurhan Apaydın ifadelerin yer aldığı ancak söz konusu belgede tarihin yer almadığı, bunun yanı sıra bahse konu belgenin ihalenin ilk ilan tarihinden sonra düzenlendiğini kanıtlayıcı nitelikte ihale adı veya ihale kayıt numarası (İKN) gibi bilgilere de belgede yer verilmediği görülmüştür.

Bu çerçevede, başvuru sahibi tarafından sunulan banka referans mektubu üzerinde tarihin yer almaması veya anılan belgenin ihalenin ilk ilan tarihinden sonra düzenlendiğini gösterir kanıtlayıcı bir ibarenin belgede bulunmaması söz konusu belgenin ne zaman düzenlendiğinin anlaşılamamasına yol açmaktadır.

İsteklilerin ekonomik ve mali yeterliklerini tevsik etmek amacıyla sunacakları banka referans mektuplarının ihalenin ilk ilan tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesinin zorunlu olduğu hususu ve ihale komisyonunca isteklilerden talep edilen açıklamaların hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemeyeceği hususu birlikte değerlendirildiğinde belge üzerinde yer alması gereken tarihin banka referans mektubunun asli bir unsuru olduğu, bu bağlamda sunulan belgede düzenleme tarihinin yer almamasının idare tarafından bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği sonucuna varılmış olup idarece başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.