KAMU İHALE KURUL KARARI

Toplantı No : 2015/005

Gündem No : 4

Karar Tarihi : 14.01.2015

Karar No : 2015/UH.I-81

Şikayetçi:

3 As Özel Güvenlik Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.

İhaleyi Yapan Daire:

Samsun Büyükşehir Belediyesi Kültür Ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı

Başvuru Tarih ve Sayısı:

29.12.2014 / 46677

Başvuruya Konu İhale:

2014/141000 İhale Kayıt Numaralı "Kültür Ve Sosyal İşler Daire Başkanılığı Hizmet Binalarında Çalıştırılmak Üzere 24 Kişilik Özel Güvenlik Hizmet Alımı" İhalesi

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Karar:

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: II. Başkan Kazım ÖZKAN, Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hamdi GÜLEÇ, Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

3 As Özel Güvenlik Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.,

Bestekâr Sokak No:3/10 Kavaklıdere/ ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Samsun Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kültür ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı,

Kale Mahallesi Bankalar Caddesi Anakent İş Merkezi No:25 Kat:4 İlkadım/SAMSUN

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2014/141000İhale Kayıt Numaralı “Kültür ve Sosyal İşler Daire Başkanlığı Hizmet Binalarında Çalıştırılmak Üzere 24 Kişilik Özel Güvenlik Hizmet Alımı” İhalesi

KURUMCA YAPILAN İNCELEME:

Samsun Büyükşehir Belediye Başkanlığı, Kültür ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı tarafından 01.12.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Kültür ve Sosyal İşler Daire Başkanlığı Hizmet Binalarında Çalıştırılmak Üzere 24 Kişilik Özel Güvenlik Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak 3 As Özel Güvenlik Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.nin 12.12.2014 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.12.2014 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.12.2014 tarih ve 46677 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.12.2014 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2014/3850 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale uhdesinde bırakılan istekli olan Öz-Di Özel Güvenlik Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.nin İdari Şartname gereği sunulması zorunlu olan ve bilgi eksikliği kapsamında tamamlanması mümkün olmayan ve belge eksikliği anlamına gelen eksik evrak sunduğu, eksik belgenin Banka Referans Mektubu olduğu ve Banka Referans Mektubunun eksik sunulduğunun idarece kabul edildiği ancak Banka Referans Mektubu yerine Banka Referans Mektubu Teyidi belgesinin Banka Referans Mektubu unsurlarını taşıması nedeniyle kanuna aykırı olarak Banka Referans Mektubunun var sayıldığı, ilgili banka ile yazışma yapılarak adı geçen teyit belgesinin doğrulanması nedeniyle ihale uhdesinde kalan isteklinin Banka Referans Mektubu sunmamasına rağmen sadece teyit belgesi ile ihaleye katılmasına rağmen teklifinin değerlendirme dışı bırakılmaması işleminin yasaya aykırı olduğu, aslı sunulmayan bir belgenin teyit belgesinin sunulmuş olması asıl belgenin de sunulmuş anlamına gelemeyeceği, bu durumun istekliler arasında haksız rekabete yol açabileceği, örneğin; isteklilerin banka teminat mektubu sunmamaları halinde söz konusu teminat mektubuna ilişkin teyit yazılarının sunulması banka teminat mektubu sunulduğu anlamına gelecek şekilde karmaşık bir durum yaratacağı, İdari Şartname gereğince ihaleye katılımda yeterlik belgesi olarak sunulması gereken banka referans mektubunun İdari Şartname ve ilgili Yönetmelik maddesi uyarınca teyit yazısından hareketle eksikliğin bertaraf edilemeyeceği, söz konusu belgenin eksik evrak sunma anlamında olduğu ve bilgi eksikliği kapsamında kullanılan yazışma unsurlarının eksik belge için yapılamayacak olduğu, 07.10.2008 tarih ve 2008/UH.III-4064 sayılı Kamu İhale Kurulu kararında "Başvuru sahibinin idareye sunmuş olduğu belgeler incelendiğinde, banka referans mektubunun olmadığı, Bank Asya Katılım Bankası A.Ş. tarafından verilen 'Genel Müdürlük Teyit Yazısının' olduğu görülmüştür. Başvuru sahibi tarafından banka referans mektubunun sunulmadığı anlaşılmış olup, idare tarafından bu hususun bir bilgi eksikliği olarak değil, belge eksikliği olarak değerlendirilip bu belgenin tamamlatılmamasının mevzuata uygun olduğu anlaşılmıştır. Sonuç olarak anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık olmadığı anlaşılmıştır." denildiği ve bu hususun iddialarına örnek teşkil ettiği ve tüm bu nedenlerle adı geçen isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması adına düzeltici işlem tesis edilmesi ve ihalenin kendi uhdelerinde bırakılmasına karar verilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34’üncü maddesinde “(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

(2) Banka referans mektubuna ilişkin yeterlik kriterleri aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

a) Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde; isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, teklif edilen bedelin % 10’undan az olamaz.

…

c) Yukarıdaki bentlerde belirtilen kriterler, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

(3) İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir. Konsorsiyumda ise bu belgelerin her bir ortak tarafından, kendi kısmı için belirlenen yeterlik kriterini sağlayacak şekilde sunulması gerekir.

(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü,

İhaleye ait İdari Şartname’nin “Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.4’üncü maddesinde “7.4.1. İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir.

…” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale günü ihale komisyonu tarafından teklif belgelerinin kontrolü sırasında Öz-Di Güvenlik Hiz. Tic. Ltd. Şti.nin banka referans mektubu yerine banka referans mektubu teyidini sunduğu, ancak banka referans mektubunda bulunması gerekli bilgilerin teyit belgesinde de yer aldığı ve ilgili banka yetkilileri tarafından ıslak imzalı olması dolaysıyla ihale komisyonu tarafından banka referans mektubunun var olduğunun kabul edildiği görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekli olan Öz-Di Güvenlik Hiz. Tic. Ltd. Şti. tarafından ihale komisyonuna sunulan teklif zarfı içerisinde bulunan banka referans mektubu teyit belgesi incelendiğinde;

“Müşterilerimizden ÖZ-Dİ GÜVENLİK HİZ. TİC. LTD. ŞTİ. firması lehine KÜLTÜR VE SOSYAL İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI HİZMET BİNALARINDA ÇALIŞTIRILMAK ÜZERE 24 KİŞİLİK ÖZEL GÜVENLİK HİZMET ALIMI işi için verilen 28.11.2014 tarih ve REF2014053376 nolu referans mektubunda;

Mevduat :Değişken

Kulllanılmamış Gayri Nakdi Kredisi:1.220.650 TL (BİRMİLYONİKİYÜZYİRMİBİNALTIYÜZELLİ)

Kullanılmamış Nakit Kredisisi :2.000.000 TL (İKİMİLYON)

Olduğunu teyit ederiz.” ifadelerinin olduğu ve Şekerbank T.A.Ş Samsun Şubesi’nden Yönetmen Yardımcısı ve Yönetmen ile Şekerbank T.A.Ş. Genel Müdürlüğü’nden Yönetmen ve Müdür tarafından imzalandığı görülmüştür.

Diğer taraftan ihale komisyonu tarafından 03.12.2014 tarih ve 8704370.251-02/1408509-188 sayılı yazı ile Şekerbank T.A.Ş. Samsun Şubesi’nden bu hususa ilişkin bilgi talep edildiği ve bu talebe ilişkin şubeden 03.12.2014 tarih ve 1946144 sayılı yazı ile 28.11.2014 tarih ve REF2014053376 nolu Banka Referans Mektubu’nun şubeleri tarafından düzenlendiğini teyit ettikleri bilgisinin verildiği görülmüştür.

İstekli tarafından her ne kadar İhale dokümanında yer alan KİK025.0/H Standart formda şekli belirtilen banka referans mektubu sunulmamışsa da yine istekli tarafından teklifi kapsamında sunulan teyit belgesinde banka referans mektubunda olması gereken isteklinin unvanı, mevduat, gayrinakdi kredisi, nakdi kredisi, banka yetkililerinin adı, unvan ve imzaları olmak üzere tüm zorunlu hususların yer aldığı ve ilgili bankanın yetkililerinin imzalarını taşıdığı,

banka referans mektubunun ihale sürecindeki fonksiyonunun isteklinin mali durumunu göstermek olduğu ve banka referans mektubunun tüm unsurlarını taşıyan ve ihale komisyonu tarafından ilgili banka şubesinden bilgi talep edilerek teyit edilen banka referans mektubuna ilişkin hususun da belge tamamlatma kapsamında değerlendirilmemesi gerektiği,

bu çerçevede şikâyete konu ihalede sunulan banka referans mektubuna ilişkin teyit belgesinin yukarıda belirtilen banka referans mektubuna ilişkin tüm zorunlu unsurları taşıması nedeniyle isteklinin mali durumunu göstermek üzere bankalardan temin edilen yeterlik belgesi olarak kabul edilmesinde mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesindeki iddiası kapsamında Kurul çoğunluğunca “itirazen şikayet başvurusunun reddine” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde belirttiği iddiası kapsamında yapılan incelemeye göre;

Kararda da yer verildiği üzere İdari Şartname’nin 7.4.1.nci maddesinde isteklilerden teklif ettiği bedelin %10’undan az olmamak üzere bankalar nezdinde kullanılmamış nakdi veya gayri nakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubunun sunulması istenilmiştir.

Düzenleme gereği ihale üzerinde bırakılan Öz-Di Güvenlik Hiz. Tic. Ltd. Şti.nin mali durumunun tevsiki kapsamında banka referans mektubu yerine banka referans mektubu teyidini sunduğu, ihale komisyonunca yapılan değerlendirmede banka referans mektubu teyidinde banka referans mektubunda bulunması gereken bilgilerin yer aldığı, ilgili banka yetkilileri tarafından ıslak imzalı olduğu gerekçeleri ile sunulan banka referans mektubu teyidinin istenilen banka referans mektubunu karşıladığı gerekçesiyle kabul edildiği anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34’üncü maddesinde “(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

…

(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan mevzuat hükmü gereği mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubu olup isteklilerin yeterlik kriteri olarak belirlenmesi halinde bu kriteri tevsik için banka referans mektubunun sunulması gerekmektedir. Buna göre teklifi kapsamında referans mektubu sunmayan isteklilerin ihale dokümanında öngörülen yeterlik kriterini karşılamadığı açıktır. Anılan mevzuat gereği sunulan banka referans mektubunun ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarece teyit edilmesi işlemi ihtiyari bir işlem olup idarelerin teyit zorunluluğu bulunmamaktadır. Buna göre ihale dokümanında yer alması halinde yeterlik kriteri kapsamında sunulması istenilen banka referans mektubunun mutlaka istekliler tarafından teklif kapsamında sunulması gerekmektedir. Banka referans mektubunun teyidine ilişkin sunulan teyit yazısında banka referans mektubunda yer alması gereken bilgileri içermesinin ise teyit yazısının banka referans mektubunun ikamesi olarak kabul edilemeyeceği değerlendirilmiştir. Bu nedenle ihale mevzuatı ve ihale dokümanı gereği yeterlik kriteri kapsamında istenilen banka referans mektubu yerine banka referans mektubunun ilgili bankaca teyidine ilişkin belgeyi sunan ihale üzerinde bırakılan isteklinin istenilen yeterlik kriterini karşılamadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle; yukarıda belirtilen gerekçeler doğrultusunda ihale üzerinde bırakılan Öz-Di Güvenlik Hiz. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması yönünde “düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiğinden Kurul çoğunluğunun “itirazen şikayet başvurusunun reddine” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi