Bilindiği üzere, tıbbi cihaz ve sarf malzemesi alımlarında EKAP’ta ihtiyaç raporu hazırlanması aşamasında “Tıbbi cihaz alımı mı?” sorusuna “Hayır” cevabı veren idarelerin ihale sonuçlandırıldıktan sonra ihale sonuçlarını xml dosyası ile EKAP sistemi üzerinden sonuç formu gönderme aşamasında Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK) göndermesi mümkün olmamaktadır.

18.03.2011 tarihinde yapmış olduğumuz duyuruda “ sözleşme imzalama ve ihale sonuç formu gönderme aşamasında geriye dönük olarak düzeltme yapılması mümkün olmadığından, bu taleplerin dikkate alınmayacağı” ifade edilmiştir. Ancak, gelinen noktada, bu yanlışlığı yapan idarelerin mağduriyetinin giderilmesi gerektiği anlaşılmaktadır. Bu nedenle, aşağıda detayı verilen geçici bir tasarım ile bu durumdaki idarelerin sorunlarının giderilmesi amaçlanmaktadır:

Adım 1:
İdare tarafından EKAP’ta bu durumdaki ihalelerin her biri için “Tıbbi cihaz alımı mı?” sorusuna “Evet” cevabı verilerek ve ilk ihtiyaç raporundaki kalem, birim ve miktarlarına sadık kalınarak yeni bir ihtiyaç raporu oluşturulur.

Adım 2:
İhtiyaç raporu oluşturulduktan sonra bu durumdaki ihalelerin İKN’leri ve bunlarla ilgili yeni ihtiyaç raporu numaraları belirtilmek suretiyle Kurum’a yazılı başvuru yapılır ve bu ihalelerde SGK’ya bildirim yapılması için ihtiyaç raporunun değiştirilmesi talep edilir.

Adım 3:
Kurum tarafından bu işleme EKAP üzerinden onay verilmesiyle idare EKAP’ta hazırladığı yeni ihtiyaç raporunun bu durumdaki ihaleye bağlandığını görecektir. Bu işlemden sonra yüklenici firmalar tarafından İhale Bildirimi Yazılımı kullanılarak xml dosyaları hazırlanabilir hale gelir.

Adım 4:
Firmalar xml dosyalarını hazırladıktan sonra idareye getirir ve idare “Sonuç formu Değişiklik” sayfasından ilgili ihale ve yükleniciye ilişkin sonuç formu seçilerek xml dosyası yüklenmek suretiyle güncelleme yapılır.

Adım 5:
Güncelleme yapıldıktan sonra xml dosyası otomatik olarak SGK’ya aktarılır.

Geçici bir süre için yürürlükte kalacak bu uygulama 30 Haziran 2011 tarihinden önce tıbbi cihaz seçeneği seçilmeden ihtiyaç raporu oluşturulmuş ve ihale süreci tamamlanmış olan tıbbi cihaz alım ihalelerinde kullanılabilecektir. Bu sürenin kesinlikle uzatılmayacağı hususu idarelere önemle duyurulur.

Kaynak: http://www.kik.gov.tr